编者按：现代人力资源管理已经开始显得越来越重要。无论是企业还是事业单位，还是从国家层面来说，人力资源管理都有重大意义。人力资源管理对于人才的整合、配置都具有重要意义，可以挽回流失的人才，引进合适的人才，使人尽其用。基于现代人力资源管理的重要内容，人事档案的管理在人力资源管理中占有重要地位。

人事档案管理的传统模式是人力传送档案、档案由纸质材料储存，它的优点是易保存、易整理，但劣势也显而易见，如主观随意性强、易弄虚作假。随着信息化时代的到来，人事档案信息化管理显得尤为重要。当前人事档案信息化的构建涉及人事档案材料管理归档、人事档案管理的转递和查借阅、人事档案管理的审核认定三个内容。笔者从事业单位人事档案管理所存在的问题入手，提出事业单位人事管理模式创新，探索现代人力资源管理与人事档案管理研究的关系。

人事档案管理规范化

《干部人事档案工作条例》对干部人事档案工作的体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等方面进行了规范和完善，是今后一个时期全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循。根据《干部人事档案工作条例》通知，各级党委（党组）及其组织人事部门要牢固树立四个意识，提高政治站位，切实把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源。要着力完善管理体制、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，全面提升干部人事档案工作质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

人事档案材料管理及归档。2012年，中组部、湖南省委组织部对干部人事档案材料整理提出新要求，要求对干部人事档案进行材料归档、目录调整、卷盒更换、电子化操作等，切实提高档案材料的质量，保证每卷档案完整、真实、有条理。总体而言，干部人事档案是记述和反映员工个人政治品质、道德品行、学习工作经历、专业素养等方面的原始记录。组织人事部门最好配备一名专职档案管理员，明确其岗位，负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，并对档案材料进行收集、整理、档案信息化等日常工作。按照通知要求，干部人事档案主要分为十大类，档案专管员需要对现有档案材料进行整理查缺，形成查缺单，并对现有档案材料进行鉴别，补齐缺失的档案材料，最终形成符合国家规定的纸质档案。而干部人事档案的数字化建设则是传统档案管理的升级，包含档案的整理编码、档案查缺、档案扫描、原始图像制作等工作，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。

人事档案管理的转递和查阅。人事档案管理转递和查阅也是人事档案管理的一大重要方面，当干部因出于录用、任免、调配、政审、入党等工作需要时，就会涉及人事档案的转递或查阅，查阅必须严格按程序和要求进行，且一般不予外借，确因工作需要借阅的，需履行审批手续，并必须在限期内归还，归还时应当认真核对档案材料，确保无丢失涂改等情况。同样，转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。

人事档案管理的审核认定。根据中组部相关要求，为做好干部人事档案专项审核工作，相关单位和部门需就干部“三龄两历一身份”进行审核，即审核年龄、工龄、党龄、学历、工作经历和干部身份，并进行初审、复审和认定工作。同时，为保证干部人事档案信息真实准确、材料齐全完整，从严把好干部人事档案关，中组部还专门制定了干部人事档案任前审核办法。按照干部管理权限和“谁管理、谁把关、谁考察、谁签字、谁负责”原则，实行“凡提必审、凡转必审、凡进必审”。任前审核包括档案专项审核、档案内容的真实性、干部信息的准确性、材料的齐全性、涉及破格提拔的政策合规性等重要清理审核。

事业单位人事档案管理存在的问题

单位自上而下重视程度不够。由于很多单位的领导不够重视，未将干部人事档案管理作为一个重要工作来抓，导致组织人事部门开展工作难度加大；大部分干部职工主动配合不够，总认为干部人事档案是组织人事部门的事，或者认为自身提拔、晋升希望渺茫，不愿意配合；很多单位虽然进行了基本的档案材料整理，但不够规范，同时未能实现人事档案管理信息化，人事档案管理的效率就大打折扣。

人事档案资料相对落后陈旧。因为重视程度不够，部分材料归档不及时，可能导致一些资料无法弥补、档案内容不够细致，材料缺乏有效性认定等问题。大部分档案材料里的职工履历表多年未更新，导致个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况变更不及时等，都直接影响案卷质量。这些都说明事业单位所有人员的人事档案管理需要做到加强规范，保证真实，记录准确。

档案管理软硬件条件有待改善。一方面硬件设施未达标，如要求档案库房的专设（防火防潮防虫防盗等）、档案盒的更替、电子化的建设等，目前部分事业单位还没有独立的库房，有些单位有独立库房，但未达到相关标准。另一方面是干部人事档案安全保密工作制度不健全，部分单位对档案出入库、借阅、转递未按要求履行相关手续和程序，对审核人员的安全保密教育不够等。

事业单位人事档案管理模式创新

依法依规管理人事档案。从个人层面讲，依法管理人事档案不仅是人事档案管理人员的职责所在，还是作为国家公民所应具备的义务活动。从国家层面讲，依法管理人事档案需要完善相关法规的建设，加强相关部门的执行力度，强化人事管理档案的相关程序，加强人事档案管理人员的素养培训和业务培训。

数字化人事档案管理。数字化人事档案管理就是摒弃传统的人力模式和纸质模式，进行管理模式升级，依托现代计算机技术数据处理能力，打破传统记录人事档案人工记录，降低人事档案管理中存档、取档、人事变动等活动的错误率，使存储人事信息的信息形式多样化，实现人事信息流动处理智能化，确保收集方便、取用方便、保密齐全，对干部人事档案实时更新与存放，有效规范事业单位干部人事档案管理的科学性和合理性，实现对人员信息的动态化追踪，提升信息的存储空间和人事档案管理的工作效率。

完善干部人事档案的功能。传统干部人事档案的功能主要在于记录职员的个人历史和真实情况，现代干部人事档案应该在依托数字化的同时，加强对干部人才库的建设，形成联动，给单位人才队伍建设、干部提拔使用、后备干部库等提供基础，加强单位内部人才梯队建设，从内部挖掘，培养人才，增强员工归属感。

现代人力资源管理与干部人事档案管理关系

干部人事档案管理能有效发挥人力资源的效力。干部人事档案是用人单位进行人事调配活动的基础，利用人事档案可以查阅人员的基本信息、岗位情况、职称、工作业绩等信息。人事档案的科学管理能使人力资源的用处发挥到最大，使人才有地可用、有处可寻，最大限度地发挥人力资源的效力。人员各有优点缺点，对人事档案进行管理和更新，对人员的各种情况有了基本了解，就能根据人员的不同专长将其分配到不同岗位，人尽其用，避免人才应用不当或积压不用的情况，使部门与部门之间的人才合理配置。所以对人事档案进行科学化、合理化、系统化的管理，有利于促进人力资源的合理配置和整合。

人事档案管理有利于人力资源需求预测。人事档案管理，配合单位人才库建设，可以对人才需求类型及人才需求数量进行科学合理系统的预测，在一定程度上保证人才的合理招募。单位可以利用当前干部人事档案和干部人才库联动，对人力资源利用状况进行合理分析，实现人事档案对人力资源的开发、利用的积极影响，为单位发展献计献策。

人事档案管理对于现代人力资源管理具有重要意义。人才是第一资源，一个单位只有掌握了人才，才能谋求更强有力的发展。要对人事档案管理进行模式上的创新，脱离过去传统人事档案管理模式的弊端，我们需要完善相关制度建设、依法管理人事档案、动态化人事档案管理，建立科学合理的人事档案人才库，完善人事档案功能，提升单位人力资源管理的竞争力、创新力。

（作者单位：湖南省第二测绘院）